为小型远程团队提出流程改进

针对信息分散或责任不清的问题，写一份包含措施、取舍和复盘方法的团队建议。

一个六人远程团队同时使用群聊、邮件和项目管理工具。重要决定散落在私人消息里，行动项经常没有负责人。

请写一份英语建议：

用可观察事实定义两个问题。
提出两到三项具体规则及适用场景。
比较同步与异步沟通的优缺点。
说明新规则的成本或阻力。
给出两周后复盘时要检查的证据。